Geschäftspartner & Dubletten

Zusammenführung von Geschäftspartnern und Dublettenbereinigung für SAP IS-U

Nahezu jedes Unternehmen, das mit einer großen Anzahl von Kunden arbeitet, kennt das Problem der Dubletten: Ein und derselbe Kunde wird in mehreren Kundenstammsätzen geführt. Diese Dubletten erzeugen einerseits primäre Kosten: Serienbriefe werden doppelt an die betroffenen Kunden geschickt, verschiedene Vorgänge werden für jeden einzelnen Kunden bearbeitet. Andererseits liegt in einer Dublette die Gefahr der Verschleierung von Risiken und darüberhinaus auch erhebliches Potential für Kundenunzufriedenheit: Es ist z.B. leicht vorstellbar, dass ein Kunde mit zwei Konten für einen negativen Saldo eine Mahnung erhält, während auf dem zweiten Konto ein Guthaben besteht. Die Konsequenz ist Unzufriedenheit und damit die Gefahr, dass der Kunde abwandert.

Produktbeschreibung: "Dublettenbereinigung für SAP IS-U"

Dubletten: Ursachen und Auswirkungen

Nachdem die am Markt befindlichen Software-Lösungen immer ausgereifter werden und – insbesondere in der Versorgungsindustrie – sich der Standard SAP immer weiter durchsetzt, kann sich ein Unternehmen durch die Implementierung von Softwarefunktionalitäten kaum noch einen signifikanten Vorteil gegenüber den Wettbewerbern verschaffen. Die optimale Nutzung der Software ist eine notwendige, aber keine hinreichende Bedingung mehr für den Erfolg am Markt.
 
Erhebliches Optimierungspotenzial besteht dagegen bei der Datenqualität. Nahezu jedes Unternehmen, das mit einer großen Anzahl von Kunden arbeitet, kennt das Problem der Dubletten: Ein und derselbe Kunde wird in mehreren Kundenstammsätzen geführt. Diese Dubletten erzeugen einerseits primäre Kosten: Serienbriefe werden doppelt an die betroffenen Kunden geschickt, verschiedene Vorgänge werden für jeden einzelnen Kunden bearbeitet. Andererseits liegt in einer Dublette auch erhebliches Potential für Kundenunzufriedenheit: Es ist z.B. leicht vorstellbar, dass ein Kunde mit zwei Konten für einen negativen Saldo eine Mahnung erhält, während auf dem zweiten Konto ein Guthaben besteht. Als Konsequenz  aus dieser Unzufriedenheit besteht die Gefahr, dass der Kunde abwandert.

Die Ursachen für Dubletten – bis zu 20 % Dubletten im Kundenstamm sind keine Ausnahme! – liegen meist weit zurück:

• in älteren Systemen musste z.T. für jeden Vertrag ein neuer Debitor angelegt werden – das Konzept des „zentralen Geschäftspartners“ war nicht vorhanden.
• Die Suchfunktionen für bereits bestehende Kunden waren nur eingeschränkt oder zu kompliziert, so dass sie von den Anwendern nur unzureichend genutzt wurden – einen Kunden neu anzulegen, war oftmals die einfachere Alternative.
• Aufgrund des unterschiedlichen Datenkonstrukts vom Vorgängersystem zu SAP wurden während der Migration Dubletten erzeugt – meist liegt die Hauptursache auch hier im Mangel an Ressourcen und Zeit, um die Migration zu optimieren.

Spätestens, wenn der Einsatz von mySAP CRM geplant wird, muss man sich über die Qualität der Kundendaten Gedanken machen. Der effiziente Einsatz eines CRM-Systems wird ebenso durch die Datenqualität bestimmt wie durch die Funktionalität.

Das Projekt
Als sich die cormeta ag als SAP-Systemhaus mit der Aufgabe konfrontiert sah, ein Dublettenbereinigungs-Projekt bei einem Energieversorger durchzuführen, waren folgende Prämissen zu beachten:

• Die mittelständische Versorgungsindustrie benötigt ein Projekt, das sowohl zeitlich als auch finanziell in engen Grenzen realisierbar ist.
• Die „1000%-Lösung“, die jede Eventualität in der SAP-Datenbank berücksichtigt, ist somit nicht umsetzbar – stattdessen  konzentrieren wir uns darauf,, dass die vom Kunden benötigten Prozesse komplett berücksichtigt werden.
• Für die Identifizierung der Dubletten werden maschinelle Hilfsmittel geboten; die letztendliche Entscheidung über eine Bereinigung obliegt dem verantwortlichen Anwender
• Der Bereinigungsvorgang soll so transparent wie möglich sein. Dubletten aus den Kundenstamm sollen nicht gelöscht, sondern nur mit einem Löschkennzeichen versehen werden.
• Der Fokus liegt auf den Daten des IS-U.

Das Konzept
Die Dublettenbereinigung lässt sich in drei Phasen einteilen:

Die Technische Einrichtung
Über Customizing-Einträge wird für jede einzelne SAP-Tabelle festgelegt, wie mit einer Dublette zu verfahren ist. Über Regeln bis auf  Feldebene kann die Funktionalität des Bereinigungsprogramms gesteuert werden. Zu unterscheiden ist jeweils, ob es sich um den „Quelleintrag“ oder den „Zieleintrag“ handelt. Der Quelleintrag steht dabei für die zu bereinigende Dublette, der Zieleintrag steht für den Kunden, mit dem zukünftig gearbeitet werden soll. Die möglichen Regeln lauten:

• I(nsert: Neuen Datensatz einfügen
• R(eplace Wert ersetzen
• D(elete Datensatz löschen
• N(ew anderes Feld mit neuem Wert ersetzen
• S(pecial Sonderbehandlung (z.B. eingenprogrammierte Routine)

Diese Ausprägungen werden von cormeta-Beratern in Absprache mit dem Kunden durchgeführt

Die Identifikation
Das Identifikationsprgramm ermittelt anhand vorgegebener Kriterien, ob in den Stammdaten des Geschäftspartners potentielle Dubletten bestehen.  Alle Geschäftspartner, die das Kriterium für eine Dublette erfüllen, werden zu einer Dubletten-Gruppe zusammengeführt. Eine Gruppe kann aus beliebig vielen Geschäftspartnern bestehen.

Für die Ermittlung der Dubletten existieren 6 Kriterien:

1. Die Adresse
2. Telefonnummer
3. Bankverbindung
4. Geburtstag
5. Abweichender Rechnungsempfänger
6. Geschäftspartner mit identischem Rechnungsempfänger.

Das Datenanalysetool besteht aus drei Teilen, die separat ausgeführt werden:

1. Neue Extraktion: Anhand der Dublettenkriterien kann eine Extraktion auf der Datenbank angelegt werden. Für jedes Dublettenkriterium kann zu einem Zeitpunkt nur eine einzige Extraktion vorhanden sein.
2. Extraktion bearbeiten: Eine bereits angelegte Extraktion kann in einer ALV-Liste bearbeitet werden. Hier muss der Anwender die Entscheidung treffen, ob der Geschäftspartner eine Quelle oder ein Ziel sein soll. Dafür existiert die Spalte “Quelle/Ziel” mit 3 verschiedene Ausprägungen, nämlich Q=Quelle, Z=Ziel und N=Nichtverwenden. Für die spätere Datenbereinigung sind nur die Ausprägungen “Q” und “Z” von Bedeutung.  Die anderen Ausprägungen werden ignoriert. Innerhalb eine Dublettengruppe wird nur ein Geschäftspartner als Ziel akzeptiert werden.
3. Extraktion löschen: gilt nur für Extraktionen, die noch nicht bearbeitet sind. Extraktionen, die bereits bearbeitet sind, können nur mit Hilfe eines anderen Programms gelöscht werden. Diese Einschränkung ist für die Dokumentation der Bereinigung erforderlich.

Die Zusammenführung
In diesem Schritt werden die in einem Extrakt gekennzeichneten Geschäftspartner entsprechend der Vorgaben aus dem Customizing bearbeitet.

Der Projektablauf
Während die Prüfung und Ergänzung der Customizing-Tabelle und die Identifikaiton der Geschäftspartner reine Zusatzprogramme sind und keinerlei Auswirkungen auf den operativen Betrieb haben, sind die Auswirkungen der Zusammenführung selbstverständlich dramatisch. Demzufolge besteht der größte Anteil am Gesamtprojekt im Test sämtlicher Funktionalitäten. Das Projekt gliedert sich in folgende Schritte:

1. Prozessanalyse
2. Customizing
3. Test: Identifikation der Dubletten
4. Erstellen Testfälle für Prozessablauf nach Bereinigung
5. Test: Bereinigung
6. Testwiederholungen
7. Produktivlauf

Grenzen der Standardlösung

Die Dublettenbereinigung wurde von cormeta für die Energieversorgung entwickelt. Es werden alle Tabellen im IS-U – Standard (und damit auch in FI-CA) berücksichtigt. Ebenso werden Tabellen mit aus dem Classic-SAP (insbesondere die Module SD und FI) berücksichtigt. Je nach Prozess- und Datenausprägung sind in einem konkreten Projekt im Classic-Umfeld folgende Fälle individuell zu berücksichtigen:

• Tabellen, in denen die Kundennummer als „Partner“ vorkommt
• Tabellen, in denen die Kundennummer Teil eines zusammengesetzten Schlüssels enthalten ist – möglich z.B. bei kundenspezifischen Zusatztexten
• Tabellen, in denen die Kundennummer nicht in einem transparenten Datenfeld enthalten ist